El 2020 ha sido un año de muchas sorpresas, de muchos cambios; un año que nos ha retado a renovar procesos y mentalidades para adaptarnos a lo que ha traído. Y definitvamente, el reto principal ha sido el COVID-19, este virus que se ha esparcido por el mundo y que nos ha obligado a encerrarnos en nuestras casas. Pero, como dicen por ahí, "no hay mal que por bien no venga" y todo esto ha significado también un proceso de innovación en las empresas, a través del cual hemos tenido que comenzar a implementar tendencias que veíamos lejanas y a pensar primero en los trabajadores y después en los beneficios de la compañía (aunque insistimos en que siempre deben primar los colaboradores).
Hoy, más que nunca, estamos en un punto en el que debemos repensar la manera cómo trabajamos, no solo por la presencia del coronavirus, sino porque el futuro es digital.
Y, con la digitalización, resuena en los medios de comunicación y en las redes sociales una palabra que no tiene nada que ver con la pandemia mundial, pero que definitivamente es un factor fundamental para frenarla y para aportar desde las nuevas tecnologías al cambio que se está buscando en las empresas. Esa palabra es "teletrabajo", o, explicado más ampliamente, el trabajo remoto.
No profundizaremos mucho en esta definición, porque, debido a la situación actual, los gobiernos, los medios y los usuarios en redes sociales se han encargado de explicar este término, sin embargo, sabemos que es la primera vez que múltiples empresas se enfrentan a esta modalidad, la cual puede causar temor o inseguridad, pero más inseguro es exponernos a contraer un virus y, si contamos con las herramientas tecnológicas, debemos aprovecharlas.
Entonces, nos vamos a sentar, tomaremos aire y vamos a conocer las herramientas que serán tus aliadas en tiempos de pandemia.
¡Toma nota!
1. Redes VPN: esta es una tecnología utilizada para conectar dos redes privadas, en este caso, la red de la oficina con la del empleado en su casa. Todo se hace por medio de una red túnel a través de internet y permite que el colaborador se conecte a la red corporativa desde un lugar remoto. Esto le facilitará al empleado tener mejor conexión a internet y que este no sea una excusa para no realizar algún trabajo.
Puedes preguntar al operador de la red de tu oficina cómo instalar la red VPN. Conoce más sobre esta tecnología aquí.
2. Slack: es una plataforma de gestión de la comunicación muy eficiente que permitirá crear canales de equipo para cada departamento, además de la posibilidad de enviar mensajes directos.
Con esta plataforma, puedes subir tus archivos y documentos para que los demás miembros del equipo los vean y utilizarlos como referencia en caso de ser necesario. También, en el caso de trabajo remoto, Slack no solo puede ser un espacio de trabajo profesional, sino que la plataforma da la posibilidad de generar unión e integración en el equipo, abriendo canales informales y para poder desahogarse.
3. TimeClick: es un software que te permite a ti, como líder de equipo, hacerle seguimiento al tiempo de tus colaboradores. Los empleados se conectan desde sus computadoras y el líder puede administrar el tiempo de ellos y ejecutar informes desde un perfil de administrador. Es perfecto para implementar el trabajo remoto en aquellas compañías que requieren un cumplimiento de horarios específicos.
4. I done this: es una herramienta muy visual para hacerle seguimiento a las tareas diarias de cada miembro del equipo. Simplemente deben marcar qué se ha hecho, qué se está haciendo y qué actividad no se ha podido realizar. La plataforma lo mostrará de manera sencilla y muy comprensible.
5. Zapier: permite la interconexión de las diferentes aplicaciones, para no estar cambiando de herramientas en la realización del trabajo. Zapier se asegura de que toda la información de sus clientes y equipos esté sincronizada entre plataformas. Además, facilita la integración de sus otras herramientas y mantiene a todo el equipo al tanto mientras ahorras tiempo valioso.
6. Asana: es una herramienta que permite, de manera más visual, priorizar tareas mientras el líder y los demás miembros del equipo pueden ir editando las funciones en tiempo real. Los gerentes pueden asignarlas a miembros específicos del equipo y comentarlas para una mejor comunicación. A medida que se acerca la fecha límite de una tarea, sube el tablero con una prioridad más alta, para que nunca más se pierda un deadline.
7. Rescue Time: una herramienta que permitirá a los trabajadores remotos concentrarse y administrar mejor sus horarios y tiempos. La aplicación detecta el tiempo que estamos en el computador y cuándo podemos estar distraídos, también bloquea los sitios web que le asignemos, para reducir la tentación de procrastinar.
8. Toggl: Toggl es una aplicación de hoja de tiempo que realiza un seguimiento del tiempo que su equipo tarda en completar las tareas. Puede establecer una cierta cantidad de tiempo para completar una tarea, y Toggl lo mantendrá motivado. Estas entradas de tiempo se sincronizan con la nube, para que todos permanezcan en la misma página.
9. Microsoft Teams: una herramienta muy útil para las reuniones virtuales, que requieren de más de dos personas, con buena calidad y con la posibilidad de grabar las reuniones en caso de que algún colaborador no pueda estar. Así evitamos el contacto y mayor propagación del virus en espacios pequeños, como las salas de juntas.
10. WorkUniversity: con la nueva opción en la plataforma llamada "Remoto", las empresas podrán acceder a todos esos perfiles de estudiantes que están buscando un trabajo desde sus casas. Además, WorkUniversity presenta soluciones en selección de personal junior, al sugerirte los perfiles más adecuados para tu empresa, mediante la analítica de datos y con las habilidades blandas como las principales protagonistas del proceso.
Ahora que sabemos cómo implementarlo, conozcamos un poco de los beneficios del teletrabajo, esos que tanto nos han tratado de explicar (incluso antes de la llegada del virus) y que hoy serán nuestros mejores aliados.
1. Comprender que hay reuniones que pueden ser e-mails: la reunionitis es un mal que muchas empresas tienen y que no hemos podido superar. Sí, sabemos que la comunicación es fundamental en la creación y ejecución de estrategias, pero también es cierto que las reuniones pueden disminuir si aprendemos a ser asertivos con nuestra comunicación digital. No todo se debe tratar de forma presencial: aprendamos a priorizar temas, tiempos y a valernos de plataformas sencillas de usar como el correo electrónico.
2. Mejor calidad de vida: El teletrabajo le evitará a usted y a sus colaboradores momentos de estrés al llegar y salir de la oficina en horas pico, también podrá pasar más tiempo con la familia y los amigos o distribuir su tiempo y sus tareas a gusto y adaptarlas a cada cosa que deba realizar.
3. Menos gastos! Así como lo lees, el teletrabajo permite a las compañías ahorrar en alquileres de oficinas, en servicios como energía, agua o internet y, además, todos ahorrarán en gastos de transportes y movilidad.
4. Traspasar fronteras: Con la posibilidad de trabajo remoto, podrás contratar personas de otras partes del mundo, acceder a nuevas ideas e incluso mejorar el talent capacity de tu empresa. Para contratar los mejores perfiles en modalidad remota, puedes ingresar a WorkUniversity y acceder a más de 15 mil estudiantes en busca de empleo, en las principales ciudades de Colombia.
Y para finalizar, no permitas que el coronavirus frene las funciones de tu empresa, aprovecha las herramientas tecnológicas para brindarle a tu equipo la posibilidad de trabajar en un ambiente seguro, donde la exposición al virus sea mínima y comprendiendo que, más allá de una emergencia mundial, el teletrabajo será una de las grandes tendencias del futuro y que, esta crisis, nos puede ayudar a implementarla de la mejor manera.
Para mejorar tus procesos de selección y contratar el talento joven que llevará la innovación y las nuevas ideas a tu empresa, regístrate en WorkUniversity y recluta pensando en el futuro.
Este 2020 llega repleto de nuevos retos, debemos unirnos y entre todos generar estrategias de superación. La situación que estamos viviendo con la pandemia por el COVID-19, es un gran reto para todos. con las tecnologías y el conocimiento profesional, saldremos sin duda, adelante.
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