El reto de mantenernos funcionando cuando todos quieren vacaciones

Una de las principales preocupaciones de una empresa en estas fechas navideñas, es cómo mantener a la compañía en funcionamiento aún cuando algunos trabajadores están de vacaciones y no todos tienen el mood para trabajar durante las fiestas. 

En este punto es importante la planificación. Planificar con anticipación las vacaciones de los colaboradores nos permite generar un plan de acción para estas fechas para que el negocio continúe funcionando con normalidad y los clientes sigan siendo bien atendidos. 

Para esto, hay que tener en cuenta dos aspectos importantes: 

1. Que nuestros trabajadores conozcan las políticas para pedir días de vacaciones, que sepan dónde y cómo se deben solicitar. La empresa debe tener un procedimiento establecido el cual los colaboradores pueden seguir para pedir sus días de descanso y la empresa debe demostrar flexbilidad y adaptación a las necesidades de sus empleados, sin embargo es importante que estos permisos no se den a la ligera, sino basados en el conocimiento que tenemos de nuestros empleados y en la situación en la que se encontrarán los procesos productivos de la compañía. 
Con esta información, podremos generar un calendario de trabajo que responda a aspectos fundamentales para que todo funcione a la normalidad. 

Se debe tener en cuenta lo siguiente: 
- Días en los que se producen picos de trabajo. 
- Fechas en las que hay poca actividad. 
- Puestos que no pueden quedar al descubierto. 
- Quiénes corren el riesgo de tener sobrecarga laboral.


2. Con lo anterior claro, podemos proceder a repartir tareas y apoyarnos en los compañeros para hacer un relevo de las funciones. Este reparto de deberes debe responder a las necesidades de todo el equipo.

Para comenzar, se tienen que reasignar tareas y buscar un equilibrio para evitar la sobrecarga de los trabajadores que no toman sus vacaciones.

Esto puede llegar a ser muy beneficioso, ya que los empleados que se destaquen en labores que por lo general no son las suyas, pueden optar por cargos con mayor jerarquía.  

Estas decisiones se pueden tomar de manera colectiva e incluso, una alternativa que se da, es implementar un sistema de turnos, para que así, los que no escojan vacaciones este año, puedan tenerlas al siguiente. 

Además, esto se debe realizar comprendiendo las necesidades de cada trabajador. Hay quienes no necesitan vacaciones en navidad sino en mitad de año, porque tienen un viaje planeado o es el cumpleaños de algún familiar. 

Para tener un control mucho más estricto de esto y saber quiénes están de vacaciones (y cuánto les falta para regresar de estas) y quiénes continúan laborando (y bajo qué condiciones), nos podemos apoyar en un software laboral, tablas de excel o plantillas de Microsoft, o si la empresa es pequeña, en calendarios de Google. 

Este calendario se debe compartir con todo el personal para que ellos puedan ver las vacaciones de los demás y poder organizarse mejor.

Ahora, la navidad también es el pretexto perfecto para generar un mejor ambiente

laboral y para amenizar el trabajo en días festivos. 

Para evitar que los empleados se aburran por el hecho de estar en la oficina en estos días, se pueden programar actividades que dinamicen el ambiente de trabajo. 

Por ejemplo, planear actividades para fortalecer el trabajo en equipo dentro de las diferentes áreas o jornadas donde puedan ir con sus hijos o con sus mascotas. 

Además, las festividades se prestan para que el calendario de diciembre esté lleno de actividades en las que los trabajadores puedan compartir entre sí. Celebren juntos las novenas o el día de velitas, almuercen entre equipos o hagan rifas entre las áreas. 

Diciembre es un mes para evaluar lo que sucedió durante todo el año, así que pueden reunir a los colaboradores y mostrarles reportes de cierre de gestión, haciendo una evaluación en conjunto de lo que funcionó bien y de lo que debe mejorar. Esta es la mejor oportunidad para fortalecer el sentido de pertenencia por la organización y generar compromisos de mejora para el año siguiente. 

Por otro lado, con los empleados que definitivamente no descansarán en estas fechas, se pueden hacer ajustes en los horarios para que estas jornadas no sean tan pesadas. Bríndeles la posibilidad de salir más temprano o que se turnen para que algunos tengan libre el día de navidad y otros el de fin de año, si las operaciones requieren disponibilidad. 

Tengan en cuenta que, para muchos colaboradores, es un sacrificio trabajar en estas fechas, por lo cual, creen un sistema de reconocimientos con el cual los empleados sientan que la empresa valora ese esfuerzo y los recompensa por esto. 
Con información de: sage.com y Elempleo. 

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WorkUniversity les desea a todos una muy feliz navidad y un próspero 2020, deseamos que el próximo año esté lleno de objetivos cumplidos y mucho crecimiento. Agradecemos por haber sido parte de nuestro 2019 y por confiar en el talento joven.